تكملة الاجابات النموذجية4

المؤسسة (الدوائر والأقسام) أو من خارجها (زوار، حكومة، عملاء، منافسون ...) إذ تجمع بوسائل عدة : الهاتف، البريد،
الأبحاث، الطلبات، التقارير، البريد الالكتروني والرسائل...الخ
ب- توثيق البيانات : توثق البيانات المجموعة في سجلات للاستفادة منها عند الحاجة وبالذات عند اتخاذ القرارات ورسم
السياسات.
ج- تبويب البيانات وتحليلها: تبويب البيانات صحيح على شكل قوائم أو تقارير يسهم في زيادة الاستفادة منها، ويمكن من
تحليلها للاستفادة منها لأغراض التخطيط ورسم السياسات واتخاذ القرارات
د- تزويد البيانات : يزود المكتب الجهات الداخلية والخارجية بالمعلومات المتوافرة لديه، على شكل تقارير عن العمل أو
كشوفات بالحضور والغياب
س 3: الفرق بين المكتب المفتوح والمكتب المغلق:
بند المقارنة المكتب المفتوح المكتب المغلق
توفير المكان واستغلال المساحة يوفر ويستغل لا يوفر ولا يستغل المساحة أحيانا
الإشراف على u1575 العاملين والاتصال معهم سهلة صعبة
المرونة مرن حيث يسهل إعادة التصميم قليلل المرونة بالمقارنة مع المفتوح
استخدام الأدوات المكتبية من العاملين
بشكل جماعي
سهلة مما يوفر في تكلفة امتلاكها صعبة مما يرفع تكلفة تأثيثها وصيانتها
الملائمة لا تلائم الأعمال ذات الطابع السري
والهدوء والتركيز في العمل ، ولا تناسب
وظائف المواقع الإدارية العليا.
تلائم الأعمال ذات الطابع السري
والأعمال التي تتطلب الهدوء والاستقلال
والوظائف للمواقع الإدارية العليا.
17
راحة العمل ينتج عنها الضوضاء وقلة التركيز في
العمل
مريحة للعمل والتركيز فيه
س 4:أ- إعطاء أمثلة على المكتب المفتوح:
-مكاتب شركات الطيران.- مكاتب البنوك . - مكاتب شركات التأمين . - مكاتب الجوازات والهويات - مكاتب الحدود
والمعابر الدولية .
ب- إعطاء أمثلة على المكتب المغلق:
- مكتب رئيس البلدية - مكتب رئيس مجلس الإدارة – مكتب المدير العام - مكتب مدير المدرسة - مكتب مدير
الحسابات.
س 5: العلاقة بين المكتب والإدارات الأخرى في المؤسسة:
- المكتب يمثل همزة الوصل بين المؤسسة وبين الإدارات المختلفة فيها، فنجاح المؤ سسة يتوقف على  حسن تنظيم انسياب
المعلومات بين إداراتها المختلفة وبينها وبين المؤسسات الأخرى.
- تنظيم الأعمال المكتبية لكل الإدارات الأخرى لتفريغها لمهامها الأصلية
- يحافظ المكتب على الأصول والممتلكات في أقسام المؤسسة ، كالآلات والأجهزة، الإضاءة والحاسوب والتك ييف
والوثائق والممتلكات.
- يساعد المكتب في شراء الأدوات المكتبية والحصول على المناسب منها.
- تصميم النماذج المختلفة للإدارات والأقسام في المؤسسة.
- تقديم خدمات لجمهور المتعاملين مع أقسام وإدارات المؤسسة مثل: تعبئة نماذج المعاملات، إصدار الوثائق الرسمية
والإرشادات وتصديق الأوراق الرسمية.
س 6: ضع دائرة:
-1 (د) السرية
-2 (ب)
-3 (د) جميع ما ذكر
-4 (ب) مع استبدال الكلمة يتفرغ لتوضع محلها كلمة يطلع في بند (أ)
-5 (د) جميع ما ذكر
الدرس الثاني: تصميم المكتب الحديث
س 1:عرف كل من:
- تصميم المكتب: وضع مخطط متكامل يبين م واقع الإدارات وترتيب أماكن الموظفين وقطع الأثاث المكتبي داخل
الإدارات مع مراعاة تهيئة الظروف المناسبة المحيطة بالعمل.
- التجهيزات المكتبية: الأدوات والآلات والأثاث المستخدم في المكتب وكذلك أجهزة الفاكس والحاسوب وآلات التصوير
وأجهزة الاتصال المختلفة التي تستخدم لتسهيل العمل في u1575 المكتب والإسراع في تنفيذه وبدقة.
- تنميط الأدوات المكتبية:وضع مواصفات ومقاييس محدده ليتبعها المنتجون للأثاث والأدوات المكتبية، لكي تتناسب مع
طبيعة عمل المؤسسة وظروف عملها.
س 2:الشروط الواجب توافرها في التصميم الجيد للمكتب:
أ- الاستغلال التمثل للمساحات المتاحة في المؤسسة.
18
ب- ضمان راحة الموظفين، صحيا ونفسيا، من خلال التهوية والتدفئة والإضاءة الجيدة..الخ.
ج- تصميم المكاتب الإدارية وترتيبها حسب وظائفها وطبيعة عملها، بحيث توضع الأعمال ذات الطبيعة الواحدة بالقرب من
بعضها بعضا وتوضع الأقسام ذات العلاقة بالجمهور في أماكن يسهل وصولها دون إزعاج.
د- أن يعكس التصميم الانطباع الحسن لدى الزائرين والمراجعين.
ه- أن يكون قابلا للتعديل حسب المستجدات ودون جهد كبير وبأقل كلفة ممكنة.
و- إفراد مكاتب خاصة للعاملين الذين تتطلب طبيعة أعمالهم الاستقلالية بالسرية.
ز- رفع معنويات العاملين.
ح- إنجاز العمل بكفاءة وفاعلية أكثر.
س 3: الفوائد المرجوة من توحيد(تنميط) الأدوات المكتبية:
أ- تبسيط إجراءات الشراء، فتوحيد المواصفات والمقاييس لها يغني المؤسسة من النظر في المواصفات والمقاييس مرة أخرى
عند تكرار شراء الأدوات نفسها.
ب- زيادة إنتاجية العاملين الذين يقومون بأعمال متشابهة وباستخدام نفس الأدوات والمعدات.
ج- إعطاء انطباع جيد في نفوس العاملين والزائرين عن حسن الترتيب والتنسيق في المكتب.
د- إحكام الرقابة على الآلات والأدوات وتكاليف تشغيلها.
ه- استخدام الأدوات المكتبية من اكبر عدد ممكن من العاملين.
و- توفير قطع الغيار للآلات والأدوات المكتبية.
س 4:الإجابة بنعم أو لا مع تصحيح العبارة الخاطئة:
أ- لا:بل يشمل كذلك الأهداف التطبيقية والتوسعات المستقبلية للمؤسسة.
ب- نعم.
ج- نعم.
د- لا: يجب أن تكون بعيدة، بحيث لا تشكل إزعاج للإدارة.
ه-نعم.
و- نعم.
ز- لا : بالعكس يوفر التنميط من ذلك وي عفي المؤسسة من النظر في المواصفات والمقاييس مرة أخرى عند تكرار شراء نفس
الأدوات.
س 5:ضع دائرة حول رمز الإجابة الصحيحة:
3 2 1
أ ب أ
الدرس الثالث: السكرتاريا الحديثة
س 1: الفرق بين السكرتير والسكرتارية ودلالة كلمة سكرتير:
وتعني أمين السر أو كاتم السر ، وحيث تعني كلمة سكرتير في اللغة الإنجليزية secret كلمة سكرتير مشتقة من كلمة
أي الجهاز الإداري المسؤول عن كل الأنشطة والأعمال (secretariat) أما كلمة سكرتارية u1578 تعني بالإنجليزية (secretary)
19
المكتبية المتعلقة بأقسام المؤسسة وأدارتها. أما السكرتير فهو موظف يساعد الرئيس ويتمتع بثقته ويقوم ببعض الأعمال المهمة
والسرية، ويشكل همزة الوصل بين الرئيس والعاملين وبين المؤسسة والعالم الخارجي.
س 2:الأعمال والواجبات التي يقوم بها السكرتير:
- تحرير الرسائل والمذكرات وطباعتها.
- النسخ والتصوير.
- تلقي المكالمات والرد عليها أو تمريرها.
- استقبال الزوار والمراجعين.
- استلام البريد وتصويره وتوزيعه وحفظه.
- الإعداد للسفريات.
- تنظيم مواعيد المدير والتحضير لاجتماعاته.
- إدارة المكتب وبالتعاون مع النائب في حال غياب المدير.
- دراسة ما يطلبه المسؤول وتقديم مذكرة فيه.
- الإطلاع على ما ينشر في الصحف والمجلات وعرضها على المسؤول.
س 3: بعض المؤهلات الشخصية للسكرتير لقيامه بواجباته:
- الإتقان في العمل مثل:
أ- المعرفة الجزئية بعناصر العملية الإدارية.
ب- الإلمام ببعض العمليات المالية والإحصائية كإجراءات الصرف والقبض وإعداد القوائم المالية واستخدام الدفاتر
المحاسبية.
ج- المعرفة بتشكيل اللجان وطبيعة عملها ومحاضرها
د- المعرفة بأصول العلاقات العامة والإنسانية
- الصدق - اللباقة وحسن المظهر - الذكاء وقوة الذاكرة - المحافظة على نظافة ما ح وله - انطلاقه في التعبير -
الثقة بالنفس
س 4:مقارنة بين أعمال السكرتير العام وأعمال السكرتير الخاص:
السكرتير الخاص السكرتير العام
شخص يختاره المدير من الموظفين لمساعدته في تنظيم العمل
ضمن مواصفات يحددها المدير على أساس الكفاءة أو
الإخلاص في العمل، لذا يتعلق عمله بأشخاص.
وحدة إدارية لها عدة مسميات منها : الشؤون الإدارية، الأمانة
أقسامها السكرتاريا العامة ومن الخدمات، وإدارة العامة
الاستعلامات والمحفوظات والصيانة والطباعة والحركة
ومراقبة الدوام.
يقدم خدمة خاصة أو عامة خاصة بدائرة معينة أو قسم أو
شخص المدير العام أو مجلس إدارة. وهذا يتطلب الإلمام
بشخصية رئيسه لعمل لساعات طويلة معه حتى خارج وقت
الدوام الرسمي.
يقدم خدمات مكتبية لصالح جميع الإدارات والأقسام في
المؤسسة ويرتبط عمله بساعات الدوام الرسمي ، لذا يتعلق
عمله بكل المؤسسة.
لذا فكلاهما يقوما بالأعمال العامة للسكرتاريا لكن ضمن نطاق دائرته أو قسمه أو وحدته
س 5: السكرتير التعليمي وأعماله:
هو سكرتير خاص بالمؤسسات التعليمية متخصص في:
20
- التعامل مع البريد الوارد لهذه المؤسسات u1608 والصادر منها وحضور الاجتماعات فيها وتسجيل ما جرى فيها ومتابعتها
علاوة على استقبال الأشخاص المترددين على المؤسسة التعليمية من طلبة وأعضاء تدريس وأولياء أمور والرد على
استفساراتهم.
- مساعدة أعضاء هيئة التدريس في إنجاز بحوثهم.
- ينوب الرئيس أو المدير في(المدرسة، الجامعة، الكلية ) في تسيير الأعمال في حالة غيابه.
س 6:ضع دائرة حول رمز الإجابة الصحيحة لكل مما يأتي:
7 6 5 4 3 2 1
د ب د ج أ ب أ
س 7:وفق بين ما ورد في العمود الأول مع ما ورد في العمود الثاني:
أ ب ج د ه و ز ح
7 8 6 5 2 1 4 3
الدرس الرابع: المراسلات التجارية
س 1:أجزاء الرسالة التجارية مع مثال على كل منها:
-1 الترويسة مثل:
شركة الأمانة التجارية
( ص.ب( 2152
-16 شارع الشهداء
الخليل – فلسطين
-2 الرقم أو الإشارة: م/أ/ 1205
-3 التاريخ: 30 كانون الثاني 2006 م
-4 اسم المرسل إليه وعنوانه: السيد /حسن سيف الدين /المحترم
مدير دائرة المشتريات
شركة مصر الحديثة
( ص.ب( 2111
-161 شارع احمد عرابي
القاهرة – جمهورية مصر العربية
-5 التحية الافتتاحية: تحية وبعد، أو السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
-6 موضوع الرسالة: عرض أسعار أجهزة حواسيب
-7 جسم الرسالة : ردا على استفساركم برسالة رقم / / تاريخ / / المتعلقة بالحواسيب، نرسل لكم قائمة الأسعار الخاصة بذلك .
آملين الرد السريع لنتمكن من تلبية طلباتكم قبل نفاذ الكمية.
التحية الختامية: واقبلوا الاحترام.
-9 التوقيع والخاتم، مثل: زكي أسعد أو التوقيع
التوقيع زكي اسعد
مدير المبيعات مدير المبيعات
-10 المرفقات: 1 شيك رقم ( ) مسحوب على البنك.....
أو: قائمة الأسعار صفحة عدد ( )
-11 نسخ أصحاب العلاقة: 1- نسخة مدير التسويق.
-2 نسخة مدير المستودعات.
-12 الرموز: ش.ش / ع. أ
: س 2
سعادة أو صاحب السعادة. 􀃅 أ- السفير
رئيس. 􀃅 ب-رئيس البلدية
الأستاذ 􀃅 ج-المحامي
معالي أو صاحب المعالي. 􀃅 د-الوزير
الدكتور. 􀃅 ه-حامل درجة الدكتوراة
صاحب الفخامة أو فخامة. 􀃅 و-رئيس الجمهورية
س 3:مواصفات الرسالة الجيدة:
أ- اللطف بتضمينها عبارات وكلمات تدل على الاحترام والتقدير.
ب-الابتعاد عن استخدام العبارات السلبية أو الغامضة وتجنب تكرار الأسف.
ج-استخدام الجمل المبنية للمعلوم:مثل افتتح الرئيس المؤتمر بكلمة ترحيب بد ً لا من (افتتح المؤتمر بكلمة ترحيب )
د-الالتزام بقواعد اللغة وتجنب الأخطاء اللغوية والإملائية وترتيب الكلام في جمل (فعل-فاعل-مفعول به)
ه-الاختصار دون الإخلال بالمعنى حيث يتم التعبير عن المضمون بأقل الكلمات ما أمكن.
و-الدخول إلى الموضوع فورًا وبكل وضوح.
س 4: المقصود بكل من:
- رسالة الاستفسار: رسالة على شكل أسئلة عن أشخاص (السمعة المالية له، سمعته التجارية ) أو مؤسسات (كسؤال
الغرفة التجارية عن شركة ما) أو الاستفسار عن بضاعة(أنواعها، أسعارها...)
- رسالة العرض: رسالة تستخدم للترويج لسلعة معينة أو مجموعة من السلع التي تبيعها يوضح فيها السعر المواصفات
وخدمات ما بعد البيع.
- رسالة الشكوى: تستخدم للتعبير عن تذمر المشتري من خلل ما في تنفيذ الطلب مثل : زيادة الأسعار، نقص الب ضاعة،
تلفها، وصولها متأخرة، عدم مطابقتها للمواصفات.
س 5: الإجابة بنعم أو لا مع تصحيح الخطأ:
أ- نعم
ب- نعم: في التنسيق العمودي الكامل للرسالة
ج- لا: لأنها تسمى رسالة تنفيذ الطلب
د- لا: لان المطلوب العكس (تجنب استخدام الفعل المبني للمجهول )
ه- نعم
الدرس الخامس: التقارير الإدارية
22
س 1: عدد أنواع التقارير الإدارية:
أ- التقارير التحليلية
ب- التقارير الإخبارية (تقارير المعلومات )
ج- التقارير الدورية / أسبوعية، شهرية، سنوية
د- التقارير غير الدورية
ه-التقارير المالية
و- تقارير الأنشطة
س 2:اذكر مواصفات التقرير الجيد:
-1 إنجازه في الوقت المناسب.
-2 الشمولية والارتباط بالموضوع.
-3 الدقة وصحة البيانات التي يتضمنها.
-4 الحجم المناسب مع الموضوع المطروح والفترة التي يغطيها.
-5 القدرة على الإقناع وذلك بدعمها بأرقام ورسومات وغيرها.
س 3: فوائد التقارير للمديرين في المنشأة:
مساعدة الإدارة في أداء وظائفها:
أ- المساعدة في أعمال التخطيط في المنشأة بالاعتماد على المعلومات الواردة فيها.
ب- المساعدة في أعمال التوجيه والإشراف من خلال المعلومات المتوافرة عن سير العمل والمشاكل التي تظهر في التنفيذ
ج- المساعدة في ا لرقابة والمتابعة والتغيير: من خلال ما توفره التقارير وما تمكنه من إجراء مقارنة بين العمل الفعلي والخطة
وبالتالي تسهيل المتابعة والتقييم وإجراء التغيير اللازم.
د- المساعدة في التوثيق والتسجيل للنشاطات والأحداث الماضية إذ تعتبر المعلومات نقاط مرجعية عند الحاجة مستقب ً لا.
ه-المساعدة في تبادل المعلومات بين وحدات المؤسسة.
س 4:الأمور الواجب مراجعتها قبل إخراج التقرير بصورة نهائية للوصول إلى حكم جيد على التقرير:
أ- الانتباه إلى مظهر التقرير محتوياته
ب- الانتباه إلى خلو التقرير من الأخطاء الهجائية
ج- الاهتمام بشكل التقرير وتوفر الوسائل الإيضاحية فيه
د- الاهتمام بترتيب عرض الأفكار في التقرير وجودة إخراجه والشكل العام له
ه-التأكد من صحة صفحة المحتويات وعناوين الجداول وأرقامها.
و-التأكد من صحة استخدام علامات الترقيم لما لها من اثر على المعنى.
س 5: توضيح مرحلة الإعداد الأولي للتقرير:
في هذه المرحلة يتم تنفيذ ما يأتي:
أ- معرفة الإطار العام للتقرير من خلال تحديد الموضوعات أو المجالات التي يغطيها ، كأن يتناول تحليل جانب من المبيعات
لصنف ما من المنتجات.
ب- تحديد الهدف من إعداد التقرير بوضوح؛ كأن يكون التعرف على أسباب تراجع المبيعات في الفترة الأخيرة (ست شهور)
23
__